Es ist oft eine Herausforderung für Betriebsräte und Unternehmen zusammenzuarbeiten, wenn es um die Implementierung neuer Software und Programme geht. Aber diese Kooperation kann, wie wir in den letzten Wochen gelernt haben, sehr positiv sein, wenn sie richtig gemacht wird. Ein solches Beispiel war die Einführung eines ausgedehnten ERP-Systems; dabei verlief die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat nicht nur reibungslos, sondern auch erheblich zum Erfolg des Projekts bei.

Die Herausforderung

Die Implementierung neuer Systeme wirft zahlreiche Fragen auf, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und die Rechte der Betroffenen. Themen wie Lösch- und Aufbewahrungsfristen, Verarbeitungsumfänge, Funktionen und die Notwendigkeit regelmäßiger Kontrollen stehen im Mittelpunkt. Die Komplexität dieser Themen kann oft zu Spannungen zwischen dem Unternehmen und dem Betriebsrat führen.

Der Weg zum Erfolg

Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass ein strukturierter und inklusiver Ansatz diese Herausforderungen überwinden kann. Hier sind die Schritte, die wir unternommen haben, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten:

1. Den Vorschlag pitchen

Der erste Schritt war, den Betriebsrat frühzeitig in den Prozess einzubeziehen, idealerweise bereits in der Planungsphase. Durch die Vorstellung des Projekts und die Einbindung des Betriebsrats von Anfang an konnten wir eine Grundlage für Vertrauen und Kooperation schaffen. Die Verwendung von Visualisierungen half dabei, komplexe Abläufe verständlich zu machen.

2. Zusammensetzung des Teams

Ein interdisziplinäres Team, bestehend aus dem Infosec-Team, dem Datenschutz-Council sowie dem Betriebsrat, wurde gebildet. Diese Zusammensetzung gewährleistete, dass alle relevanten Perspektiven und Expertisen im Projekt vertreten waren und trug zu einer umfassenden Bewertung der Datenschutzanforderungen bei.

3. Bewertung durch das Datenschutz-Team

Das Datenschutz-Team spielte eine entscheidende Rolle bei der Definition der Datenverarbeitungen gemäß Art. 30 DSGVO und der Bewertung der damit verbundenen Risiken. Die Durchführung einer Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) wurde durch den Betriebsrat unterstützt, der wertvolle Einblicke und Unterstützung bot.

4. Feedback einholen

Ein wesentlicher Aspekt unseres Ansatzes war das Einholen von Feedback sowohl vom Betriebsrat als auch von den betroffenen Mitarbeitern. Dieser Schritt ermöglichte es uns, Bedenken zu adressieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen, um die Akzeptanz des Projekts zu erhöhen.

5. Transparente Kommunikation

Die frühzeitige Klärung der Notwendigkeit einer Betriebsvereinbarung und die gemeinsame Erstellung eines Entwurfs durch den Betriebsrat und das Unternehmen waren entscheidend für die transparente Kommunikation. Die sorgfältige Planung von Testläufen und dem Go-Live trug dazu bei, dass das Projekt innerhalb des geplanten Zeitrahmens erfolgreich abgeschlossen werden konnte.

Ein Fazit

Die Erfahrungen aus diesem Projekt haben gezeigt, dass eine offene und gleichberechtigte Kommunikation zwischen Unternehmen und Betriebsräten für den Erfolg komplexer Projekte unerlässlich ist. Es ist uns gelungen, nicht nur mögliche Konflikte zu minimieren, sondern auch die Effizienz und Effektivität unseres Projekts zu steigern, indem wir frühzeitig einbezogen wurden, interdisziplinäre Teams bildeten, Datenschutzfragen umfassend bewerteten, Feedback einholten und die Kommunikation offen hielten.
Das insgesamt positive Feedback aller Beteiligten bestätigt, dass dieser Ansatz nicht nur die Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen verbessert, sondern auch die Beziehung zwischen Betriebsrat und Unternehmen stärkt. Für Unternehmen, die mit der Umsetzung komplexer Projekte mit weitreichenden Auswirkungen auf den Datenschutz konfrontiert sind, bietet dieser Prozess ein bewährtes Konzept für den Erfolg.

Da der Schutz der Privatsphäre heute mehr denn je im Vordergrund steht, bleibt die Zusammenarbeit zwischen Betriebsräten und Unternehmen von großer Bedeutung. Durch die Einhaltung der oben genannten Schritte können Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen einhalten und gleichzeitig eine Kultur der Transparenz und des gegenseitigen Respekts fördern, die für einen langfristigen Erfolg notwendig sind.

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